مدیریت فرایند کسب و کار

به طور کلی، سازمان‌ها در حال پذیرش BPM جهت بهره‌مندی از فرآیندهای بهینه‌شده بر حسب مدل و روش معماری اطلاعات محور (به جای سند محور) برای دستیابی به چابکی (Agility) در عملیات، کارآمدی بیشتر و بهره‌وری بالاتر هستند. به همین منظور اغلب شرکت‌ها از BPMS برای ارزیابی، طراحی مجدد و انطباق سیستم‌های اطلاعاتی موجود بر فرآیندهای جاری‌شان و کمک به تجمیع فرآیندها و یکپارچه‌سازی برنامه‌های درون و در امتداد زنجیره ارزش کسب‌و‌کار استفاده می‌کنند.

سیستم مدیریت فرایند کسب و کار:

یک نظام برای مدیریت فرآیندهای کاری است که:
      مدل‌سازی فرآیند
      پشتیبانی فرآیند
      تحلیل و بهبود مداوم آن
را تسهیل می‌نماید (مبتنی بر چرخه BPM).

                     
زمانی که نیاز به تغییر در فرآیندهای کاری باشد، BPMS تغییرات را آسان و پیاده‌سازی آن را با کمترین زمان و تلاش میسر می‌سازد. امتیاز BPMS جداسازی منطق کسب‌و‌کار (Business Rule) از هسته‌ی برنامه کاربردی (سیستم های اطلاعاتی موجود در سازمان) برای کمک به پر کردن فاصله میان IT و کسب‌و‌کار است.
به علاوه، BPMS ها دائم، اطلاعات اجرای فرآیندها را در قالب نظارت بر جریان فرآیندهای کسب‌و‌کار (گزارشات BAM) سنجش و ذخیره می‌کنند. بدین ترتیب مدیران می‌توانند از آن به عنوان نظارت بر فرآیند، مدیریت کارایی و ... استفاده کنند. از دیدگاه سازمانی، گزارش گیری بهتر به کارایی بهتر، بهره‌وری بیشتر، هزینه کمتر و منافع بیشتر کمک می‌کند.

اجزای سیستم مدیریت فرایند کسب و کار:

سیستمهای مدیریت کسب‌و‌کار، دامنه کاملی از مدیریت خدمات را پوشش می‌دهند. ماژول‌های اصلی تشکیل‌دهنده یک راهکار BPMS به شرح زیر است:

  •       طراحی فرآیند
  •       اجرای فرآیند
  •       نظارت بر فعالیت فرآیند

یک راهکار BPMS باید اجزاء مورد نیاز برای پوشش این ۳ فعالیت را داشته باشد. بعضی اجزاء اصلی یک BPMS کامل به شرح زیر است:
محیط طراحی فرآیند: در این محیط امکان طراحی فرآیند به صورت گرافیکی میسر می‌شود.
موتور اجرایی فرآیند کسب‌و‌کار: این موتور مسئول اجرا و تجمیع فرآیندهاست. زمانی که یک جریان فرآیند راه‌اندازی می‌شود، این موتور اجرای جریان فرآیند را شروع می‌کند.
موتور قوانین فرآیند: موتوری که قوانین کسب‌و‌کار را مدیریت می‌کند.
نظارت بر فعالیت فرآیند: این بخش شامل مجموعه ابزار گزارش ساز برای صاحبان فرآیند، مدیران ارشد و دیگر کاربران کسب‌و‌کار جهت تسهیل نظارت و پایش فرآیند.

برای نمونه، طراحان فرآیندهای کسب‌و‌کار را با استفاده از ابزار طراحی فرآیند که شامل یک واسط کاربری و مجموعه‌ای از المان‌های گرافیکی برای ساخت، ویرایش و حذف نمودارهای فرآیند کسب‌و‌کار است، طراحی می‌کنند. این نمودارها پس از آن به موتور اجرای فرآیند منتقل می‌شوند که مسئول اجرای یک یا چند فرآیند است.
در واقع موتور اجرای فرآیند، اطلاعات را تجزیه و فعالیت‌ها را به ترتیب در حافظه به اجرا در می‌آورد و اطلاعات اجرایی که بعداً می‌توانند برای نظارت و بهینه‌سازی فرآیندها مورد استفاده قرار بگیرند را نگه‌داری می‌کند. موتور اجرای BPMS همچنین می‌تواند پارامترهای مورد نیاز برای اجرای فعالیت‌ها را برای آن‌ها بفرستد.